ተግባሮችን፣ መጋራትንና የመለያ መረጃን እንዴት ማስተዳደር ይቻላል?
እንደ ዓላማዎ የቅንብር መግቢያውን ያግኙ፤ ማደራጀትን፣ መውጣትንና መሰረዝን ይለዩ።
በመጀመሪያ ተዛማጁን ቅንብር ያግኙ
የጎን አሞሌውን የተጠቃሚ ምናሌ ይክፈቱና «ቅንብሮች»ን ይምረጡ። አጠቃላይ ለበይነገጽ ቋንቋና ገጽታ፣ ለግል ማበጀት ለብጁ መመሪያዎችና ማስታወሻዎች፣ ደህንነት ለመለያ ጥበቃና የክፍለ ጊዜ እርምጃዎች፣ የመረጃ ቁጥጥር ደግሞ ለተጋሩ ተግባሮችና ለተግባር ማጽዳት ነው። በመጀመሪያ ምርጫዎችን ማስተካከል፣ የሕዝብ መዳረሻን ማቆም ወይም ይዘት መሰረዝ እንደሚፈልጉ ይወስኑ፣ ከዚያም ወደ ተዛማጁ ክፍል ይግቡ።
መረጃ ከማጽዳትዎ በፊት የሚሰረዙትን ነገሮች ይለዩ
ተግባሮችን መሰረዝ፣ ማስታወሻዎችን መሰረዝ፣ መጋራትን መሻርና መለያዎችን መሰረዝ እያንዳንዳቸው የራሳቸው መግቢያ አላቸው። በመረጃ ቁጥጥር ያለው «ሁሉንም ተግባሮች ሰርዝ» ተግባሮችን፣ መልዕክቶችንና አባሪዎችን ያጸዳል፣ የተቀመጡ ማስታወሻዎች ግን በተለየ መንገድ መተዳደር አለባቸው። ሌሎች አገናኙን እንዳይደርሱበት ብቻ ከፈለጉ፣ መጋራትን መሻር ይጠቀሙ። ለዚህ ዓላማ የመጀመሪያውን ተግባር መሰረዝ አያስፈልግም።
- ውይይቶችን ለማደራጀት፣ የጎን አሞሌውን የተግባር ምናሌ ይጠቀሙ።
- የሕዝብ አገናኞችን ለማስተዳደር፦ ቅንብሮች → የመረጃ ቁጥጥር → የተጋሩ ተግባሮች → አስተዳድር።
- ማስታወሻዎችን ለማየት፦ ቅንብሮች → ለግል ማበጀት → ማስታወሻዎችን አስተዳድር።
የመለያ ደረጃ እርምጃዎች ተጨማሪ ማረጋገጫ ይፈልጋሉ
ቅንብሮች → መለያ መለያውን ለመሰረዝ መግቢያ ያቀርባል። ይህ በመገናኛ ሳጥን ማረጋገጥና ማጽደቅ ይፈልጋል፣ ወደነበረበትም መመለስ አይቻልም። መውጣት ክፍለ ጊዜውን ብቻ ያበቃል፣ መረጃን አይሰርዝም። የግላዊነት ፖሊሲው የማቆያና የጥያቄ መንገዶችን ያብራራል። መጠባበቂያ ቅጂዎች፣ መዝገቦች ወይም በሕግ የሚቀመጡ መረጃዎች የተለያዩ የማቆያ ጊዜዎች ሊኖሯቸው ይችላሉ። በገጹ ላይ መሰረዝን፣ ሁሉም ቅጂዎች በቅጽበት ይጠፋሉ ማለት አድርገው አይውሰዱት። ከመሰረዝዎ በፊት፣ በመረጃ ምድብ የተደራጀ አጭር ዝርዝር ማዘጋጀት ይችላሉ።