ፋይል ከሰቀሉ በኋላ የሚነበበውን ክልል ለምን መግለጽ ያስፈልጋል?
የተሳካ መስቀልን እንደ ሙሉ ንባብ እንዳይቆጥሩ፣ የፋይል ትንተናውን በጥያቄው ላይ ያተኩሩ።
መስቀልና መተንተን ተመሳሳይ ደረጃ አይደሉም
አባሪ መታየቱ ደጋፊ ይዘት መሰጠቱን ያመለክታል፣ ግን ሞዴሉ ፋይሉን ሁሉ ቃል በቃል መመርመሩን አያሳይም። የተለያዩ የፋይል ዓይነቶችና የተግባር ሁነታዎች የተለያዩ የማስተናገጃ ዘዴዎችን ሊጠቀሙ ይችላሉ። አውቶማቲክ ረዳቶችም በሥራ አካባቢው ውስጥ ይዘትን በክፍል ማንበብ ወይም ማውጣት ሊያስፈልጋቸው ይችላል።
ስለዚህ ከሰቀሉ በኋላ የፋይሉን ዓላማና የሚመለሱትን ጥያቄዎች በግልጽ መግለጽ ይሻላል፤ ትልቅ ፋይል ያለ ማብራሪያ ብቻ አይላኩ።
የሚገኝበት ወሰን ያለው ተግባር ይስጡ
ለምሳሌ፣ «በሪፖርቱ ውስጥ የማስረጃ ሰንሰለቱን ፈትሽ፣ ከማረጋገጫ ሂደቱ ጋር በተያያዙ ምዕራፎች ላይ አተኩር፤ ድምዳሜዎችንና ደጋፊ ይዘትን በሰንጠረዥ ዘርዝር» ይበሉ። መረጃውን መጠቆም ሞዴሉ መጀመሪያ እጅግ ተዛማጅ ክፍሎችን እንዲያስተናግድ ይረዳል።
ብዙ ፋይሎችን ካነጻጸሩ፣ እያንዳንዱን እንደ ድሮ ስሪት፣ አዲስ ስሪት ወይም የማጣቀሻ መስፈርት ይለዩ፣ የሚነጻጸሩትንም መስኮች ይግለጹ። ተመሳሳይ የፋይል ስሞች ግራ ሊያጋቡ ይችላሉ። ውጤቶች ማስረጃው ከየትኛው ይዘት እንደመጣ እንዲጠቁሙ መጠየቅ የኋለኛውን የእጅ ማረጋገጥ ወጪ ሊቀንስ ይችላል።
- የፋይሉን ስምና ዋና ምዕራፎች፣ የጊዜ ክልሎች ወይም ቁልፍ ቃላት ይግለጹ።
- ማጠቃለል፣ ማነጻጸር፣ መረጃ ማውጣት ወይም ድምዳሜዎችን ማረጋገጥ እንደሚፈልጉ ያብራሩ።
- በእርግጥ የተፈተሹ ክልሎችንና ገና ያልተሸፈኑ ክፍሎችን ዝርዝር ይጠይቁ።
ፋይሉ በጣም ትልቅ ሲሆን ወይም ማንበብ ሳይሳካ
መጀመሪያ የአባሪውን ሁኔታና የተመረጠውን የሥራ አካባቢ ይፈትሹ፣ ከዚያ በክፍል መክፈል ወይም ጥቂት ተዛማጅ ይዘት ማውጣትን ያስቡ። የተቃኙ ምስሎች፣ ሰንጠረዦችና ውስብስብ ቅርጾች ተጨማሪ ሂደት ሊፈልጉ ይችላሉ፤ ጽሑፍ አለመውጣቱን ፋይሉ ይዘት የለውም ብለው በቀጥታ አይውሰዱ። ወደ ሞዴሉ የተላከ ይዘትና ቀጣይ ትንተና አሁንም አውድ ይይዛሉ፣ አጠቃቀምም ይፈጥራሉ። ተመሳሳይ ፋይል በተደጋጋሚ መስቀል ብዙውን ጊዜ የአቅም ችግርን አይፈታም።