ይዘት ከተሰረዘ በኋላ መረጃው ምን ይሆናል?
በመለያ እርምጃዎችና በግላዊነት ፖሊሲዎች ያሉ የማቆያ መግለጫዎችን ይረዱ።
በበይነገጽ መሰረዝና በማቆያ ፖሊሲዎች መካከል ያለው ግንኙነት
ተግባሮች፣ ማስታወሻዎችና መለያዎች የተለያዩ የመሰረዣ መግቢያዎችን ያቀርባሉ፣ እያንዳንዳቸውም የተለያየ ይዘት ይነካሉ። የግላዊነት ፖሊሲውም፣ የግል መረጃ ማቆየት በመረጃው ዓይነትና ዓላማ እንደሚወሰን ይገልጻል። ይህም አገልግሎት መስጠትን፣ የደህንነት መዝገቦችን ማቆየትን፣ ክርክሮችን መፍታትንና ሕጋዊ ግዴታዎችን ማሟላትን ሊያካትት ይችላል። ስለዚህ ይዘት ከመለያ በይነገጹ መጥፋቱ፣ እያንዳንዱ መጠባበቂያ ወይም የመዝገብ ቅጂ በተመሳሳይ ሰከንድ ይጠፋል ማለት አይደለም።
በመጀመሪያ ተዛማጁን የመረጃ መግቢያ ይጠቀሙ
ተግባር ከዚያ በኋላ ካላስፈለገ፣ ነጠላ ነገሮችን መሰረዝ ወይም ተግባሮችን ማጽዳት ይችላሉ። በተግባሮች መካከል የሚጠቀሙ ማስታወሻዎች ከዚያ በኋላ ካላስፈለጉ፣ በለግል ማበጀት ውስጥ በተለየ ያስተዳድሯቸው። የሕዝብ መዳረሻን ማቆም ብቻ ከፈለጉ፣ ማጋሪያን ይሻሩ። ስርዓቱ በእውነት የሚፈጽመው ወሰን ከፍላጎትዎ ጋር መዛመዱን ለማረጋገጥ፣ ከእርምጃው በፊት የማረጋገጫ ሳጥኑን ያንብቡ።
- እያስተዳደሩ ያሉት ተግባሮች፣ ማስታወሻዎች፣ የሕዝብ አገናኞች ወይም መለያው መሆኑን ያረጋግጡ።
- ተዛማጁን መግቢያ ይጠቀሙና ውጤቱን ይጠብቁ።
- ለሌሎች የግላዊነት አያያዝ ፍላጎቶች፣ በፖሊሲው ያሉትን የጥያቄ መመሪያዎች ይመልከቱ።
ቋሚ የማቆያ ጊዜ አለ ብለው አያስቡ
የአሁኑ ፖሊሲ፣ ለሁሉም የመረጃ ምድቦች አንድ የሆነ እስከ መሰረዝ የሚቆጠር ጊዜ አያቀርብም። የእገዛ ጽሑፎችም፣ ሁሉም ቅጂዎች በተወሰነ የሰዓት ብዛት ውስጥ እንደሚጠፉ ዋስትና ሊሰጡ አይችሉም። ለተወሰኑ የመረጃ ጥያቄዎች፣ የማንነት ማረጋገጥ ሊጠየቅ ይችላል፣ ጥያቄውም በሚመለከቱ ሕጎች መሠረት ይታከማል። ለምክር ሙሉ ሚስጥራዊ ቁሳቁስ እንዳያስገቡ፣ በመጀመሪያ የሚመለከቱትን የመረጃ ዓይነቶችና የሚፈልጉትን ውጤት መግለጽ ይችላሉ።